Vorabdruck, Entwurf Stand 29.7.1994 Elektronische Information und Kommunikation
für das
Bundesministerium für Forschung und Technologie BMFT

Denk-Schrift

im Auftrage des

Arbeitskreis elektronische Fachinformation und Kommunikation (ElFiKom)

der
Deutschen Physikalischen Gesellschaft DPG
E.R. Hilf, Universität Oldenburg, hilf@merlin.physik.uni-oldenburg.de

Contents

Zusammenfassung

Die neuen elektronischen Dienste werden zu einer durchgehend elektronisch orientierten Organisation des Informationsmanagments und der Kommunikation auch in Behörden führen.

Das Bundesministerium für Forschung und Technologie hat hier eine Führungsrolle (Vorbild, Anstoß, Förderung) zu übernehmen.

Die technische Planung und Realisierung sollte vom BMFT selbst in die Hand genommen und nicht extern vergeben werden.

Es sollten jeweils die kommerziellen Varianten der Dienstprogramme gewählt werden (www-server/clients, Mosaic, Archie, Wais,..).

Die Wahl der Dienste sollte die zukünftige problemlose Einbettung der Kommunikation mit anderen sich weltweit ebenfalls umstellenden Behörden und Verwaltungen (EC, Ministerien anderer Länder) sicherstellen.

In der Vorbereitungsphase sollten die bisherigen Erfahrungen aus der Praxis abgeschöpft werden, um Fehlentwicklungen zu vermeiden (Demonstrationen, Schulungen, Vortrag, Ersteinrichung von Modell-servern,..). Diese liegen vor

Seit 1993 werden von der Fachinformations-Vermittlungsstelle der Univ. Oldenburg Kurse zum Selbsteinrichten von Servern gegeben, Server (z.B. auch für Fachbereiche der Informatik, Bibliotheken, etc. ) im Auftrage eingerichtet und ein eigener Server für die Physik betrieben, der etwa 500 mal pro Tag von außen angesprochen wird.

An der Einrichtung von CACHEs, (Zwischenspeicher zur Entlastung der Netze) auf allen deutschen Internet-Knoten haben wir den DFN technisch unterstützt.

Vorrede

In den Industrieländern findet gegenwärtig ein tiefgreifender technischer Umbruch statt zu einem elekronischen Informationsmanagement.

Wie soll das Bundesministerium für Forschung und Technologie BMFT sich auch intern darauf umstellen?

Das BMFT hat eine mehrfache besondere Verantwortung und Funktion-

Die Umstellung auf die Nutzung der neuen Technologie erfordert bei der Planung einen weitsichtigen Ansatz, der vom langfristigen Ziel ausgeht. Dies soll kurzfristige und unvollständige Fehlentwicklungen vermeiden, zugleich ermöglichen, genügend energisch voranzuschreiten, dabei aber kurzfristig dafür zu sorgen, daß die aktuellen Dienstleistungen nicht leiden.

Zeit des Umbruches

Der technologische Umbruch vom gedruckten zum elektronischen Wort und vom physischen (Brief-Post, Boten,..) zum elektronischen Transport von Information betrifft alle Lebensbereiche und ist vergleichbar mit dem historischen Umbruch vom handgeschriebenen zum gedruckten Wort, und vom Boten zum Rad-gestützten oder Flug-Transport.

Wie bei früheren industriellen Umbrüchen gilt es, ein über die Jahrhunderte entwickeltes, die bisherigen Möglichkeiten optimiert ausschöpfendes effizientes System zu ersetzen durch ein entsprechend die neuen Möglichkeiten verwendendes. Hierbei hat man keine Wahl: die neue Technologie ist in seinem zukünftigen ausgereiften Zustand so überlegen, daß keine Nation sich leisten kann und wird, diese nicht vollständig auszuschöpfen. Zugleich werden sich aber weltweit neue aber einheitliche Standards und Normen einstellen, um die weltweite Kommunikation sicherzustellen.

die neuen technischen Instrumente

Hier werden einige Beispiele gegeben, wie heutige Dienste im elektronischen Zeitalter gewährleistet werden können. Sie sind mit den jetzigen Wegen von Aktenvorgängen in ihrer Effektivität, ihren Kosten und ihrem Personen-und Zeitaufwand zu vergleichen.

Aktenfluß

Der Inhalt eines 'Akten'-Vorganges wird elektronisch erstellt. Beliebige Textverarbeitungssysteme können verwendet werden. Die Dateien werden dann mittels Konverter-Programmen in SGML structured general mark-up language umgewandelt. Mit dieser können auch andere beliebige Datenarten eingebunden werden (Ton, Film, Text, Meßdaten,..) und beliebig netzartig durch Querverweise den Leser elektronisch nach dessen eigener Wahl durch das Manuskript führen.

Das Vorgang ist weltweit von jedem Nutzer elektronisch suchbar, abrufbar, lokal speicher- und aufrufbar. Es kann beliebig kopiert, gelagert, instantan transferiert werden.

Kommunikation

Die Kommunikationsdienste sind ebenfalls im Wandel und mit den Informationsdiensten vernetzbar.

Innerhalb eines SGML-Manuskriptes eines Autors können interaktive Fenster geöffnet werden, etwa um ein Programm an einem anderen Ort zu starten, Fragen abzusetzen, ein Videotelefonat zu beginnen, Rechnungen durchzuführen (zum Beispiel statistische Auswertungen).

Die elektronische Mail ist für die meisten Fälle dem Telefonat und dem Brief so überlegen: statt beim Telefon darauf angewiesen zu sein, daß der Gesprächspartner anwesend ist, Zeit hat, nicht gerade anderweitig telefoniert, die nachgefragte Information zur Hand hat, kann er die Anfrage lesen, wenn er möchte und beantworten, wie und wann er selbst möchte.

Die Übertragung ist fast instantan, man hat die Sicherheit daß die Nachricht gelesen wurde, die Frage kann formlos, direkt beantwortet werden, Anfrage und Antwort werden lokal elektronische gespeichert und integriert.

Die bisherigen Aktenwege werden dadurch dramatisch schneller und jeweils dem Inhalt angepaßter, (für eine kurze Anfrage ist kein schriftlicher Brief erforderlich).

Es werden die Kosten für Papier, Aktenordner, Boten, Telefonieren, Porto, Wartezeiten eingespart.

Es lassen sich Vorgänge, an denen mehrere Dienststellen beteiligt sind, integriert und simultan bearbeiten (gemeinsamer Zugriff, Editieren, Verweise auf räumlich entfernte Daten). Dies wird von der zentralen zur dezentralen Behörde, und schließlich von der Trennung des Bürgers oder Vertragspartners zu seiner Integration führen.

Stets erwies sich: wer einmal einen dieser Dienste für seine eigene Arbeit einfüehrt hat, erkennt die Überlegenheit. In der Wettbewerbsgesellschaft ist die Umstellung damit zwingend.

Einige technische Beispiele: die elektronische Speicherung ist bereits preiswerter und dauerhafter garantierbar als der Ausdruck auf Papier. Sie nimmt viel weniger Platz ein, und ist beliebig oft kopierbar und instantan verbreitbar. Die Kosten für die Verbreitung eines Dokuments sind sehr gering und unabhängig von der Leserzahl ('Auflage'). Eine 'Werbung' kann weitgehend entfallen, weil die Dateien weltweit im Internet mit existierenden Such-Programmen suchbar sind (ARCHIE, WAIS).

Perspektiven außerhalb des BMFT

Bibliotheken

Gegenwärtig können die Bibliotheken ihren Auftrag allen Lesern die existierende Literatur vollständig und für den Leser kostenfrei anzubieten, nicht mehr erfüllen. Die Finanzmittel sinken, die Zahl der Publikationen verdoppelt sich alle zehn Jahre. Die neuen Dienste gestatten nun, jedem Leser instantan nach elektronischer Verfügbarkeit eines Manuskriptes ihm dieses zur Ansicht elektronisch zuzustellen. Autoren und Gutachter haben in der Wissenschaft schon immer kostenfrei gearbeitet. Die Bibliotheken und die internationalen wissenschaftlichen Verlage arbeiten derzeit zusammen mit den wiss. Institutionen an einer weltweit und interdisziplinär einheitlichen neuen Arbeitsverteilung, die den Hochschulen ein effektiveres Arbeiten auch durch die neuen elektronischen Dienste der Bibliotheken, FIZe, Verlage ermöglicht.

Das neue Förderprogramm des BMFT wird hier einen entscheidenden Anstoß zur aktiven Mitgestaltung geben, eingebettet in die sich anbahnende Satellitenverbreitung.

Die Satellitenverbreitung

Gegenwärtig wird in den USA die flächendeckende Möglichkeit zum Datentransfer über Mobilfunk realisiert.
Zwei Gesellschaften konkurrieren mit dem Plan, über Satelliten (Microsoft: 850 erdnahe Satelltiten, Motorola: 50 erdferne geostationäre) von und zu jedem Punkt der Erde Datentransfer mit einfachen Sende- und Empfangsgeräten zu ermöglichen. Dies wird dezentrales Arbeiten von Behörden- und Firmenmitarbeitern. auch an abgelegenen Orten der Erde, und solchen, in denen noch ein Informations-Transfer Monopol existieren, und damit überhöhte Preise für die Netzbenutzung anfallen, ermöglichen.

Vorreiter

Die Physiker, vor allem in der Hochenergiephysik haben weltweit wegen ihrer besonders hohen Mobilität, ihrer besonders engen Kooperation in Gruppen von weltweit verteilten bis zu 1000 Wissenschaftlern (in Autorenkollektiven), ihrem besonders starken Konkurrenzdruck (bis zu 1000 Bewerber pro Stelle) und Abhängigkeit von der Aktualität (Priorität von Ergebnissen) auch auf Grund der sehr hohen eingesetzten Mittel und der Ballung in Großforschungszentren, ihrer sehr hohen Problemorientiertheit, der hohen Programmiererfahrung in der Praxis, neue Instrumente für die Information und Kommunikation in der Wissenschaft entwickelt, die sich blitzartig verbreitet haben.

Es liegt also bereits ein weltweiter, mehrjähriger Feldversuch zu den Vor-und Nachteilen dieser Dienste vor, der hier genutzt werden kann. Das World Wide Web (www) wurde am CERN entwickelt, MOSAIC am NCSA, SPIRES am SLAC, der Preprint-Server am LANL.

Die Umstellung eines Ministeriums sollte vom Endziel ausgehen, aus der Perspektive der Zukunft: Manuskripte, an denen Autoren im und außerhalb des BMFT gleichzeitig arbeiten können, instantane Gutachterbefragungen, elektronische Ablage als Netz, stete Erreichbarkeit aller Mitarbeiter, stete Arbeitsmöglichkeit der Mitarbeiter unabhängig von ihrem Aufenthaltsort, keine besetzten oder nicht aufgenommenen Telefonate mehr, keine Aktentransporte, Bibliotheken, Ablagen, Karteien, instantane Verfügbarkeit aller Informationen des Ministeriums in Sitzungen, Hinzuziehung abwesender Mitarbeiter, Integration mit anderen Informationssystemen (andere Mitarbeiter, andere Länder,..). Daher schon müssen die eingesetzten Instrumente weltweit standardisiert, einheitlich und zugänglich sein, (wie einst das römische Alphabet und die Zahlen), damit es keine Sprachstörungen gibt ... .

technische Realisierung

Es sollten die weltweit erprobten und verbreiteten Instrumente eingesetzt werden www, Mosaic, Archie, Wais, ftp, E-mail, rlogin, telnet, und nicht lokale Neu-oder Alternativ-Entwicklungen.

Die Arbeitsplätze des Ministeriums müssen vollständig vernetzt sein. Pro Arbeitsplatz ist dazu ein PC oder eine X-Station oder eine Workstation erforderlich, auf denen sich die entsprechenden Dienste installieren lassen. PCs sind besonders sinnvoll, weil sie ohne eigene Internet-Adresse schwerer von außen ausgespäht werden können.

Es sollte ein genügend gestuftes Netz von hausinternen Servern installiert werden, mindestens je Referat einer. Dies erleichtert die Pflege der Inhalte, weil sie den Verwaltungsstrukturen entsprechen. Server lassen sich auf jeder einfachen UNIX-Workstation installieren.

Installation

Das BMFT sollte eine interne Abteilung bilden, die diese Dienste installiert, pflegt und verbessert. Von ihr sollte auch die Schulung von Mitarbeitern durchgeführt werden. Die Nutzung der Dienste ist allerdings sehr leicht erlernbar, da sie Menü-orientiert geführt wird. Es werden also vom Nutzer keine technischen Kenntnisse verlangt. Das Schreiben von Texten in html und Ablegen in den richtigen Directories ist ebenfalls sehr einfach, - wenn man nicht vorzieht, die Texte (wie diesen hier) wie gewohnt zu erstellen und dann automatisch zu konvertieren.

Die Einrichtung eines Servers verlangt EDV-Kenntnisse, die durch einen Schulungskurs von Programmier-Erfahrenen erlernbar sind.

Die Pflege eines Servers, Einbinden von Dateien, Schützen von bestimmten Vorgängen durch Passworte, pp. ist sehr leicht zu erlernen. Dies sollte in jedem Referat wenigstens einer beherrschen.

Insgesamt ist der Aufwand zu einer flächendeckenden Einführung des elektronischen Informations-Managements im Vergleich zum Nutzen außerordentlich gering!

Die Hauptarbeit bei der Umstellung, der größte Aufwand und sinnvollerweise auch die Hauptzuwendung und -Anstrengung muß in die sinnvolle Definition der Server, die Zugriffsrechte, die Planung einer den neuen Hilfsmitteln gemäße aber inhaltsgerechte Ablage der Vorgänge in Datenbanken, in Suchprogramme, die leicht verständlich genutzt werden können, etc. gesetzt werden.

Diese Arbeiten können nicht und sollten nicht BFMF-extern vergeben werden, sondern sind aus den Aufgaben heraus im Hause zu erarbeiten und zu definieren.

Dies gilt umso mehr, da auch politische Inhalte verarbeitet werden, die in ihren Vorstufen ja vertraulich sind.

Aus besonders diesen Gründen ist eine hausinterne Betreibung unabdingbar. Das Erlernen des Umgang mit den neuen Techniken würde verzögert, wenn man die ersten Server extern vergibt und extern als Dienst betreiben läßt. (Wir machen das zwar für die DPG, diese ist aber keine politische Instanz).

Es sollte möglichst wenig freeware sondern die kommerziellen Entsprechungen gewählt werden, um Garantie und Service zu haben und automatisch an der Weiterenticklung in einer verläßlichen Weise teilzuhaben.

Es sollten Hochschulgruppen, die Erfahrung haben, nur genutzt werden

So hat die in Mainz mit entwickelte Programmiersprache ALGOL sich trotz ihrer Überlegenheit sich nicht gegen FOPRTRAN durchgesetzt.

Sicherheit

Die technische Sicherheit gegen Absturz der Systeme, die Sicherheit gegen Intruder (unerwünschte Ausspäher), die Sicherheit vor Fehlentwicklungen verlangt

Vorstufen

Es sollte eine Serie von Demonstrationen für die verschiedenen Ebenen des BMFT geben, die zu politischen Grundsatzentscheidungen führen.
Das Aufstellen von Zeithorizonten, Stufenplänen, Entwürfen, Einholen von Gutachten, pp. ist dann Sache des BMFT.

Umstellung einzelner Dienste

Zu Beginn eignen sich einige Bereiche besonders für die Umstellung: E-mail im Hause, Broschüren für Förderprogramme, Drucken von Material nur noch auf Anforderung, Antrags und Abrechnungsformulare, Umlaufverfahren, interner Schriftverkehr, externer Schriftverkehr.

Zeitplan

1994: es sollten mehrere Gutachten eingeholt werden. Präsentationen im BMFT vor kleineren Kreisen aus Entscheidungsträgern Einrichtung und Entwicklung eines Modellservers, mit einer kleinen Zahl ausgewählter Dienste als Beginn, zum quantitativen Testen, zur Präsentation und Überzeugungsarbeit im BMFT.

Es sollte möglichst noch im September Kontakt zu amerikanischen Ministerien aufgenommen werden und deren Erfahrungen eingearbeitet werden.
Es sollte eine interne Arbeitsgruppe gebildet werden, die technische Infrastruktur wenigstens in einer Abteilung (WS, internet Anschluss, intern: Anschluß von Arbeitsplätzen) erreicht werden.
Zur Frage des Schutzes vor Intrudern sollten spezielle Fachgutachten eingeholt werden (nicht von Wissenschaftlern). Die UNIX-Systeme an den Hochschulen können sämtlich von außen unterwandert werden... .

Beginn mit einem Referat und bestimmten Diensten desselben. Die dortigen Erfahrungen werden dann als Modell für die weitere Verbreitung eingebracht und genutzt.

Personaleinsparungen

Die Personaleinsparungen sind im Prinzip bedeutend, tatsächlich wird aber bei gleichem Personal die Leistungskraft wesentlich erhöht. Sie ist besonders bedeutend im Dienstleistungsbereich (Druckerei, Postversand, interne Aktenablage, Aktentransport, Büro, Schreibdienste, etc.). Es können mehr Positionen erzeugt werden, die Mehrwert-Arbeit leisten.

vorhandene internet Informationen für das BMFT

Die politische Entscheidungskraft wird geschwächt, wenn Informationen von außen nicht vollständig und rechtzeitig bekannt sind. Das Internet bietet hier die Abhilfe. Daher gehen auch alle anderen Entscheidungsinstitutionen auf dem gleichen Weg.

zu diesem Text

Diese Denkschrift ist elektronisch erhältlich über den WWW-server der ElFiKom und von dort weltweit einsehbar und kopierbar. Sie ist in LaTeX geschrieben und mittels latex2html übersetzt als html-Datei abgelegt. Eine Kopie der Titelseite, wie sie auf dem Server erscheint, ist beigefügt. Man gelangt durch Anklicken mit der Maus am Bildschirm nach eigener Wahl in die Tiefen des Textes.

Der Vorteil des html-Textes ist offenkundig: er ist vernetzt, und auch vernetzt mit den entsprechenden zitierten Dokumenten und Diensten anderer Institutionen, wie dem Bangemann-Report der EG, den Servern der Ministerien der USA, Servern aus der Industrie, der Wirtschaft, von Altenheimen, Stadtverwaltungen (Palo Alto, Honolulu,..), von Bibliotheken, Fachinformationszentren, Informationsdiensten.

In meinem eigenen elektronischen 'Schreibtisch', einem intern genutzten www-server für meine 'Akten', den ich seit ca. 1 1/2 Jahren zusammen mit meiner Arbeitsgruppe benutze, ist er abgelegt und im Zusammenhang mit anderen Texten aufrufbar.

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This document was generated using the LaTeX2HTML translator Version 0.5.3 (Wed Jan 26 1994) Copyright © 1993, Nikos Drakos, Computer Based Learning Unit, University of Leeds.

The command line arguments were:
latex2html -split 0 bmftserver.tex.

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